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重视项目收尾管理工作

2005-07-29 00:00    【  【打印】【我要纠错】

    在实际项目管理中,项目阶段管理收尾过程和工作往往不被大家重视。有时因为项目任务繁重,项目组为了按时完成任务忙于埋头赶工,或一大堆的问题急需解决,项目经理干脆就把该项工作给忽略了。如果你的项目没有按计划进行阶段管理收尾工作,而你的项目又能成功顺利完成,那我只能恭喜你,你的运气不错!

    阶段管理收尾工作是使一个项目成功的重要管理手段,它和项目的其它工作和任务一样,应该纳入项目计划并按计划落实。阶段管理收尾工作的重要性主要体现在如下几个方面:

    (1)阶段管理收尾是项目的重要评审点

    项目经理如何评定自己手头项目当前的绩效?对,就是通过这些事先安排好的管理收尾工作,收集项目的最新信息和数据,并将这些数据与项目计划进行比较,来判定项目的绩效,进度是提前了还是落后了?费用是有节余还是超支了?质量是否符合要求?项目工作是否都是按计划在进行?客户对项目工作满意吗?同时项目经理也是通过项目管理收尾来预测项目的完工绩效,及时发现项目存在或潜在的问题,以便近早采取纠正措施。这就好比你正在和朋友一起快乐地长途旅行,每到一个城市,除了观光外,总会抽些时间看一下计划,走了那些地方,还有那些地方要去,时间来不来得及,已经用了多少钱,还剩多少钱,还要花多少钱,有没有经验和教训值得借鉴等等,否则,走到哪算哪,不是因假期结束行程不得不半途而废,就是中途弹尽粮绝。

    (2)阶段管理收尾是与客户进行沟通的好时机

    一个阶段的项目工作完成后,与客户一道就前一段时间的工作进行总结是十分必要的。一方面可以及时了解客户对项目工作的满意程度,同时有些因工作繁忙未能及时签署的文件,这时也尽可能找客户给予签字确认。时间一长,你都可能找不到一个合适的客户帮你签这个字了。特别是当双方出现纠纷时,人都有那么一点点私心的,各为其主,这时你叫他出来为你讲话也是勉为其难的。只有双方当时签字的文字记录才是最有用的东西。

    (3)阶段管理收尾是收集、整理、保存项目记录最好的时机

    一个项目阶段的工作刚刚完成,项目成员手头都保留有的工作记录,收集起来是非常容易的。时间久了,有些项目成员可能去了其他项目组,有些可能离职了,到那时去收集可能就晚了,有些记录可能就永远也找不到了。建议事先列一个项目记录存档清单,在项目每一个阶段那些工作记录需要收集、整理和保存,由谁提供,什么时候提供,文档记录格式和要求等等,并告知相关项目成员,除了完成项目工作以外,向项目经理及时提供准确的工作记录也是一项非常重要的工作。有些要求移交给客户的文件、记录,项目经理最好要客户签收,同时一定要自己留好一份在手备案。好多项目跨几年的时间,现在的项目经理可能是第三任、第四任项目经理了,客户的工程主管都换了好几位,这个时候靠什么?无非就是白纸黑字的记录了。作为一个称职的项目经理,一定要为项目做好并保存好记录,如因工作需要不能把这个项目做完,一定要做好文件记录的移交工作。

    我在工作中就碰到过这样的例子。接手一个因技术问题拖了3年多一直没有完成终验工作的项目,费了好大的劲协调多个供应商把遗留的技术问题给解决了,本以为这回验收应该没有问题了吧,可客户新主管讲他对该项目一无所知,原来的工程主管已经另有高就了,走时也没有留下片言只语。他要我们提供当时的工程记录给他查看。当时真是把我难死了,有些工程文档移交给了客户原来的工程主管,我们并没有留下备份,总之,这个项目的终验让我费了好大的力气,也学到了好多东西。

    (4)阶段管理收尾为项目最终收尾提供最基本的数据

    这一点是不言而喻的,只有阶段管理收尾提供的数据越真实、越准确,才能在项目最终收尾时客观评定项目的最终绩效,总结的经验教训才有借鉴的价值。

    总而言之,作为一个好的项目经理,一定要学会如何收集、整理和保存项目记录,如何做好这项工作呢?一定要重视并做好项目阶段管理收尾工作,千万不要把它当作可有可无的事情。

    项目记录,既是公司的财富,同时也是项目成员的财富,因为它上面记录着每一位项目成员为项目洒下的点点汗水,我们没有道理不好好珍藏它。

延伸阅读:项目 收尾 管理
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