一、正确使用汉字

　　使用规范的汉字，是写好应用文书的基础。

　　从正字法的角度而言，我们要注意做到下列几点：

　　（1）不要书写错别字；

　　（2）不要随意生造简化字；

　　（3）不要书写繁简夹杂的字。

　　二、准确使用词语

　　应用文书在词语的使用上应当力求准确、简练、得当，才能较好地传递信息，提高我们的办事效率。

　　选用词语要注意：第一，所选用的词语不能是误读误写、以讹传讹的错误词；第二，不能是被淘汰的等义词（包括异体词）；第三，不能是不规范的方言词、外来词或旧词语等；第四，不能是滥用的简称和生造词。

　　三、正确使用标点符号

　　标点符号简称标点，是辅助文字记录语言的符号，是现代书面语言的有机组成部分。

　　标点符号的作用，大体上有三个方面：第一，表示停顿；第二，表示语气，标明句子是陈述语气、疑问语气，还是感叹语气；第三，标示句子中某些词句的性质。

　　国家标准《标点符号用法》中共有常用的标点符号十六种，分点号和标号两大类。点号七种，标号九种。点号又分句中点号（逗号、顿号、分号和冒号四种）和句末点号（句号、问号和叹号三种）。标号包括引号、括号、破折号、省略号、着重号、连接号、间隔号、书名号和专名号。

　　四、表达要符合规范

　　所谓表达规范，就是指说话写作要符合语法规范。常见的语法错误有：

　　（1）搭配不当词语之间有一定的组合规律，违背这种规律就要犯搭配不当的错误。

　　（2）成分残缺有些病句结构不完整或缺少必不可少的成分。

　　（3）赘余有些病句是由于多余词语造成的。

　　（4）语序不当有些病句是因词语顺序安排不当，或者说词语位置放得不对引起的。

　　（5）杂糅有些病句把不同的说法硬糅在一起，造成结构上的混乱。

　　（6）指代不明运用代词指代人或事物必须明确无误，如果含混不清、出现歧义，就会犯指代不明的语法错误。

　　（7）虚词使用不当在使用虚词时，常有滥用、漏用、误用等语病，统称为虚词使用不当。

　　（8）数量表达不清有些病句是由于数量表达不清造成的。

　　五、表达要符合逻辑

　　应用文书的写作在内容、结构上要注意逻辑联系，不能自相矛盾，前后抵触。从文章全局来说，作者提出问题、分析问题和解决问题，要符合客观事物的规律，符合人们对客观事物认识的程序，使人们的逻辑程序和认识程序统一起来，全篇形成一个逻辑整体；从局部来说，对于某一问题的分析，某一现象的解释，要体现出较为完整的概念、判断、推理的过程。

　　论证是用论据证明论点的方法和过程，是应用文书中普遍运用的方法。要使论证严密，富有逻辑性，必须做到：（1）概念判断准确，这是逻辑推理的前提；（2）要有层次、有条理地阐明对客观事物的认识过程；（3）要以论为纲，虚实结合，反映出从“实”到“虚”，从“事”到“理”，即由感性认识上升到理性认识的飞跃过程。

　　六、相关术语

　　内行文：仅限在独立的组织中传达的文书；

　　外行文：可在组织外传递的文书；

　　前行文：在事情发生前制作的文书；

　　后行文：在事情发生后制作的文书；

　　上行文：属内行文，且是向上级报送的文书；

　　下行文：属内行文，且是向下级发送的文书；

　　平行文：在各独立组织之间传递的文书。