组织经过采购策划,编写出拟采购产品的采购文件。采购文件是采购过程控制的指导性文件。采购部门根据采购文件的规定,去评价和选择供方、编写合格供方名单、设定标书、签订合同、采购产品、对采购产品进行验证,甚至在与供方建立合作关系时,也应以采购文件的规定为基础。
一般来说,采购文件只编写一次。在产品进行重新设计或重大改进后,才需要重新编写。采购部门的采购活动,不仅受采购文件的指导,而且还要受采购计划的指导。采购计划是根据组织的生产计划编制的,可以分为年度计划和月度计划,一般只有采购的数量要求。从广义上来说,采购计划的编制过程也可视为一种采购策划,但那与质量策划有所不同,而且又较为简单。
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