多数工程竣工资料的整理常常落后于主体工程的进度，这主要因为：

　　一是业主、监理和施工单位平时不重视资料的管理，往往在工程临近结束时才开始整理；

　　二是各单位平时的档案管理基本上沿用了文书档案管理模式，工程临近结束时集中整理较为困难；

　　三是工程实施过程中专业化施工队伍调动频繁，一旦缺少资料不易整理齐全；

　　四是工程技术人员、档案管理人员对相互的业务不熟悉，内业资料整理过程中返工现象经常出现。为了避免上述问题的产生，业主应在项目立项后就着手制订资料的编制与管理办法，办法制订的越详细，操作性也就越强，才能达到竣工资料编制规范齐全的要求。在办法中应对竣工资料的归档内容、编制要求、资料收集整理的责任单位做出详细的规定，使各参建单位一开始就清楚在资料的编制与管理方面自己应做哪些工作，如何去做。