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项目管理软件在国家大剧院的成功使用

2005-07-25 00:00    【  【打印】【我要纠错】

   速恒管理软件在国家大剧院的应用

    工程建设的特点是:周期长、规模大、造价高,且由于工程本身的个体差异、复杂与动态变化等,造成工程的不确定因素多,管理难度大,尤其是大型公用建筑,例如 由北侧建筑( 201 区)、中心建筑( 202 区)南侧建筑( 203 区)构成的 国家大剧院工程, 建筑面积 194198m 2 ,埋深为 -32.5m ,檐高 34.85 m ,仅中心建筑( 202  区)之一的歌剧院结构就需用钢筋 35000 吨,砼 120000m 3 , 木材 4000 m 3 ,木胶合板 80000 m 2 ,脚手架等周转材料几万吨。如此巨大的工程,在纷繁复杂的情况下,如何做到有效管理,项目经理部在成立之初,项目 经理邓迪就有运用现代化管理手段 加强管理 的思路。经过近两年的实践,应用速恒建筑施工项目管理系统协助项目管理,已取得良好效果,真正达到运筹帷幄,决胜千里。

    一、  建设工程项目管理的内容和特点建设工程项目管理包括生产、技术、质量、安全、经营、财务、材料、行政保卫等各个方面的管理,是一项庞大的系统工程,涉及面广、内容多,各部门之间既有各自分工,又有相互联系,再加之建设工程项目本身的个体差异、复杂与动态变化等特点,常规的管理方法已很难再取得大的提高与突破。而计算机和网络的普及计算机强大的计算存储等功能和网络的资源共享、数据流动的优势,给建设工程项目管理带来新的革命。

    二、  速恒项目管理软件的特点
    1、实现业务的自动流动以前,各部门之间的信息传递是通过会议、口头或文字通知,许多资料需要重复录入,效率低下。而通过项目管理软件系统,部门信息可以自动流动,效率得以提高。

    2、可以生成面向不同主体的数据及报表与项目部各部门有直接业务往来的如业主与监理、各供应商、上级公司等,系统可以生成面向不同主体的数据 及 报表,实现了各种资源的信息化。

    3、对工程的成本、进度、资金等情况进行实时监控围绕工程的成本、收入、资金、进度及合同的结付等情况,定制了便于查看和分析的功能模块,只要各部门数据录入及时,可真正实现过程控制。

    4、登录受密码保护,访问权限可以定制每个登录系统的管理人员都有自己的用户名和密码,登录系统必须输入正确的用户名和密码,才可以进入相应的工作界面,否则无法进入,即实现了数据的流动又有效的保护了数据。

    5、为项目积累资源 ,便于下个工程借鉴系统中设有企业定额的编制模板、材料总库、供应商库及各种类型合同编制模板,可以添加和维护,便于下个工程直接调用和借鉴。

    三、  硬件环境这套系统是在局域网上运行的,所以必须先建立局域网,要保证每个部门至少有一台计算机。

    四、速恒项目管理软件的应用
    1、大剧院工程用到的具体功能模块有:工程概预算、统计报量、材料收发存、成本控制、周转料管理、洽商管理、劳务结算、进度计划等!

    2、根据管理人员岗位责任的划分,对系统进行个性化配置,包括设置各管理人员登录界面以及可以访问的功能。

    3、功能模块的具体应用首先是经营部,经营部是用到软件功能最多的部门,主要用到功能有工程概预算、生产统计、分包管理、劳务管理、成本分析等。

    A:成本分析 :以前项目的成本分析是一段时间才分析一次,因为它工作量比较大,涉及的部门又比较多,所以无法做到时时刻刻监控成本。 现在,通过系统,项目经理随时掌握工程的成本情况。 在系统中,有一项对比是计划成本与实际成本的对比,它的意义在于用计划成本对实际成本进行过程控制,如果实际成本大于计划成本,系统会自动报警,提醒项目经理分析原因,进行控制。如果项目经理想了解一下问题出在哪,他可以通过人工、材料、机械、其它直接费、现场经费的明细构成来查看,例如材料,可以看看到底是钢材、木材、水泥、商砼还是周转材料出现了亏损。如果想更直观地分析成本的增减变化和成本的构成情况,可以通过查看成本构成饼形图、成本对比柱形图、成本变化线形图,情况就一目了然了。另外一项对比是预算成本与实际成本的对比,预算成本反应的是工程的实际收入,是统计报量完成后自动传入的,它与实际成本的对比能说明工程的盈亏状况!

    B:概预算: 使用预算大师编制的工程 概预算或标书以及 Excel 等软件的数据,可以直接读入项目管理软件,然后通过网络传到了相关部门,不必再给每个部门打印预算书,而且有的部门还可以在预算的基础上进行工作,比如生产统计,真正做到了数据的共享。

    C:生产统计: 预算数据自动传到统计报量界面,原来统计报量需要把原预算书重新抄一遍,然后再每月报量。现在,第一,不用输预算书,降低了工作量;第二,只要把本月完成的工程量输入,自动生成报监理和报公司的各种表格,美又省事,提高了公司形象;第三,统计员也不用再打出报表给项目经理,项目经理通过软件便可一目了然。

    D:分包和劳务: 系统能自动分析出合同的收入状况,为合同的签定提供参考。以前,在签订合同时,很难准确地分析出分包部位的盈亏状况,及使能分析出来,工作量也比较大,并且还要预算人员的配合。现在只要把分包和外包的部位与预算挂钩,软件就可以轻松地完成这个工作。

    另外,从合同的结付角度来讲,项目经理随时可以看到劳务或分包合同的结算、付款、欠款等情况。

    E:材料管理:材料部门的工作比较杂,计算量也比较大,材料成本占整个成本的 70% 左右,所以对材料的管理显得尤为重要。利用管理软件提供的功能以及结合我们实际的管理思想,对材料这块管理分为几部分,材料供应商管理、材料合同管理(包括签定、结算、付款)、材料限额管理、材料库的维护以及周转材料的管理等。

    我们把材料的所有供应商以及所供的材料及价格都填加到供应商库中,以便在采购时进行货比三 家,与信誉好价格低的供应商进行合作,从价格方面来控制成本。另外,材料采购员想找一下某个材料的供应商、供应价格以及联系方式等也比较方便,不用再翻箱捣柜地找名片……,直接在供应商库中一搜索即可。

    材料合同的原文档可以直接插到软件中,项目经理和材料管理员可以比较方便地查看原合同的签定情况,还可以对材料合同进行全过程的跟踪,包括结算、付款、欠款等。

    因为材料部门每天都要有大量的材料入库和出库,要手工进行结算以及计算库存比较费劲,而且也容易出现计算错误。现在比较省事了,材料员只要记录一下材料的入库、出库情况,一切计算和统计都由软件来完成了,大大节约的工作量,提高了工作效率。

    原来材料员要想知道库里面到底有什么材料,有多少,必须到仓库去看,对于急需的材料有可能不能及时准备,造成延误工期。现在,用软件来管理,看到的库存永远是当时的库存,数据反应速度是传统管理不可能做到的,如果某种材料的库存很少了,软件还会报警……

    我们是按限额的政策来控制材料发放的。根据软件提供的功能,在这个部位干之前,我们做一个总体计划,计划一下这个部位需要什么材料、需要多少量,如果材料的实际用量超过了计划用量,系统会提醒管理人员,及时分析原因……,真正做到了过程监控。传统模式下的限额领料,其实是一种事后的结果反映,根本不能做到实时的控制,一般是一个月或一周统计一次,但到统计结果出来时,材料实际的耗用或许已经早就超出了限额,再控制也已经来不及了。

    F:周转材料: 主要涉及周转材料供应商、周转材料合同、周转材料进出场、周转材料结算、周转材料付款等几部分内容。

    周转材料管理,最麻烦的莫过于结算,为什么呢?因为今天进了 3 个,明天退了 2 个,后天又进了10个……光是算周转材料的租期就需要很大的工作量,而且特别容易出错,造成结算金额的错误,最后影响实际的成本。现在,材料员只需要记录一下周转材料的进出场情况,计算和统计工作都由软件来完成。要想查询某个材料当前在场数、合同的结付情况等,也一目了然……

    工程部主要用到的功能有进度计划、商砼管理、机械租赁与摊销管理、施工日志等,现在主要介绍一下商砼管理这块。

    大剧院商砼是按图示量来结算的,但有时也想知道实际打了多少方砼,来观察某个部位是图示量大还是实际用量大,便于以后合同的签定,现在可以通过系统直接查询。并且也可以查看任意时间商砼的使用量,便于与合同乙方进行结算。

延伸阅读:项目管理 软件 使用
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