在项目实施阶段,需要进行管理的合同包括:工程项目承包合同、施工分包合同、物资采购合同、租赁合同、保险合同、技术合同和货物运输合同等。因此,合同管理的内容也比较广,但重点应放在联营体和业主签订的工程项目施工承包合同,它是合同管理的核心。该合同一般由下列几种文件组成:合同协议书、中标函、投标书、合同条件(专用部分)、合同条件(通用部分)、规范、图纸、标价的工程量表等。
联营体进行规范化合同管理的主要重视以下几点。
1)成立合同管理的组织机构
由于工程项目本身的复杂性和施工周期较长的特点,联营体在项目实施过程中,会涉及多种类型的合同。只要有争端发生,就会涉及到规定双方权利和义务的合同。因此,无论在工程承包公司总部,还是在工程施工现场的项目经理部,都应建立一个合同管理组织机构,并认真培养合同管理方面人才。
2)进行合同分析
为保证合同的全面履行,联营体合同管理机构应对整个合同进行分析。并将合同分析的结果提交给项目决策层。
比如上述巴基斯坦某大坝加高项目,A公司为联营体牵头公司,在项目实施过程中,项目合同部对施工承包合同进行了如下的整理和分析:
(1)分析合同中存在的问题和风险(包括合同审查时已经发现的风险和还可能隐藏着的尚未发现的风险)。
(2)分析明确合同中的工程量清单、图纸、工程说明、技术规范等内容。
(3)分析明确过程变更的补偿范围和过程变更的索赔有效期。
(4)分析合同所采用的计价方法及合同价格所包括的范围。
(5)分析工程计量程序及工程款结算(包括进度付款、竣工结算、最终结算)方法和程序。
(6)分析合同价格的调整程序,包括费用索赔的条件、价格调整的条件和调整方法、计价依据及索赔有效期规定等。
(7)分析合同双方不履行或不能正确地履行合同责任的违约责任等。
3)建立合同实施的保证体系
联营体应定期召开联营体会议,在会上由合同管理机构将合同分析的结果,合同管理实施的依据以及合同的主要内容向联营体各部门相关人员作出解释和说明。在此基础上,根据工程性质和部位不同以及合同的约定,将工程量和相关费用,在联营体各方的项目部进行分割。明确进度控制、成本控制和质量、安全控制等合同的具体内容和要求,将合同内容实施落实到具体的部门和作业队甚至到人。
4)重视分包合同管理
选择合适的分包商实施部分工程,是弥补联营体合作伙伴不足的有效措施。联营体在与业主签订总包合同后,难免会与具有资质的分承包方和专业公司签订规范的总分包合同。在分包合同中应明确联营体及分包商各方的职责、权利和义务。在发挥分包商作用的同时制约分包商,保证工程合同的顺利履行。
5)重视合同索赔管理
联营体在施工过程中,要注意分析合同条件,收集可能索赔的证据,做好索赔的准备工作。索赔主要靠索赔工程师或律师,最好本公司或项目组有律师或索赔工程师能够长期参加索赔工作,否则应聘请当地律师定期来工地考察了解情况,协助审定有关合同、索赔信函等重要文件以保证这些文件符合当地法律。必要时应聘请高水平的索赔专家。
6)对合同实施进行动态管理
以全面履行合同为主线,贯穿着进度控制、安全控制、成本控制和质量控制,把握合同内容,实施动态管理。
在施工过程中,联营体要进行经常性的检查、跟踪和监督,收集合同实施的各种信息和资料,进行整理和分析,将实际情况与合同计划资料进行对比分析。对合同作进一步的细化解释,并通过一定的经济手段来保证及时地按质按量地完成合同责任。在出现偏差时,分析产生偏差的原因,提出纠偏建议,分析结果及时呈报项目经理审阅和决策。及时采取措施调整合同实施方式,以达到合同总目标。
如上述的巴基斯坦某大坝加高项目组,合同部在充分分析工程合同的同时,注意检查、跟踪和修改合同中变更的部分,将实际情况和合同计划进行对比分析,并及时调整合同实施方式,注意工程合同中支付、调价、变更及索赔等条款。将合同分析结果及时通报联营体各方有关负责人员。这样就将合同管理融入了工程管理的全过程中去,实现了合同管理和进度控制、安全控制、成本控制、信息控制和质量控制的有机结合。
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