在实际开始向客户征集反馈之前，需要完成几项准备工作：

（1）确定抽样程序。应该每季度或每隔半年而不是某一任意时间，对自己的基本客户群进行一次抽样，以保证全年客户满意情况的连续读取。

（2）决定是否将对答卷人提供表示谢意的纪念品，以此来感谢客户对调查的参与。

（3）找出提高或保证高答卷率的方法。与信函调查相比，电话采访一般可以产生相当高的回答率，因为调查者与应答者进行的是人际之间的交流。倘若应答者无暇参加调查，应该请求约定一个较为方便的时间。在进行首次电话采访之前，应先发出一封礼貌信函，向应答者说明自己的目的。在信函调查时要打电话给客户，提醒将进行本次调查并就该客户的任何情况进行核实。在规定期限过后，若未收到答卷，可打电话进行提醒。物业管理公司通常采用上门发放调查问卷、上门回收的方式。

（4）应该由谁来执行本过程。完成本次调研的人选包括本机构内部人员、第三方咨询公司或二者兼而有之。其中，由第三方公司进行的调研，可提高有效性并排除可能存在的对客户的偏见，但需要支付额外费用。

（5）调查竞争对手的客户。衡量竞争对手业绩的方法很多，其中之一是请自己的客户根据评估内容来同样衡量竞争对手。另一个方法是请竞争对手的客户回答针对自己客户而进行的调查。