文件的价值文件能够沟通意图、统一行动，其使用有助于：

　　a）满足要求和质量改进；

　　b）提供适宜的培训；

　　c）重复性和可追溯性；

　　d）提供客观证据；

　　e）评价质量管理体系的有效性和持续适宜性。

　　文件的形成本身并不是目的，它应是一项增值的活动。

　　质量管理体系中使用的文件类型在质量管理体系中使用下述几种类型的文件：

　　a）向组织内部和外部提供关于质量管理体系的一致信息的文件，这类文件称为质量手册；

　　b）表述质量管理体系如何应用于特定产品、项目或合同的文件，这类文件称为质量计划；

　　c）阐明要求的文件，这类文件称为规范；

　　d）阐明推荐的方法或建议的文件，这类文件称为指南；

　　e）提供如何一致地完成活动和过程的信息的文件，这类文件包括形成文件的程序、作业指导书和图样；

　　f）为完成的活动或达到的结果提供客观证据的文件，这类文件称为记录。

　　每个组织确定其所需文件的多少和详略程度及使用的媒体。这取决于下列因素，诸如组织的类型和规模、过程的复杂性和相互作用、产品的复杂性、顾客要求、适用的法规要求、经证实的人员能力以及满足质量管理体系要求所需证实的程度。