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应对市场挑战 推进信息化管理

2005-05-19 00:00    【  【打印】【我要纠错】

  随着国际互联网技术的不断发展和普及,利用国际互联网技术构造企业信息管理系统的方式,在国内外已有许多企业采用。宝冶近年来应对市场挑战,从2001年开始全面进行企业管理信息系统建设,取得了一些成果。

  一、宝冶信息化建设经历了不断摸索的历史过程

  宝冶信息化建设可追溯到上世纪80年代。当时,宝冶购置了美国产超级小型机,在宝钢一号高炉基础砼施工的网络计划控制等方面获得了成功的应用。同时,宝冶许多管理部门和基层单位也开始自行编制或购买了一些应用软件,并取得了较好效果。如80年代末期,自行开发的财务管理软件和施工企业计量管理系统分获全国建设系统优秀软件二等奖和三等奖。部分二级公司除开发、编制如考勤、劳资、预算、计划、安全等小型应用软件外,还开始了网络技术应用的探索。

  进入新世纪后,公司领导班子非常重视外部环境变化和适应市场的问题,其中也包括信息时代的来临对企业发展提出的新课题。宝冶开始在项目部、二级单位和机关处室进行三方面试点,有针对性地进行摸索。⑴在项目部,宝冶首次在上海中芯电子项目中实施采用先进的电脑局域网信息管理,通过局域网可迅速掌握项目施工动态、图纸资料、材料到达情况,可将各单位施工方案、图片等资料网上共享。项目部还多次通过局域网进行工程技术难题讨论、竣工方案研讨,加强了工程施工的组织协调,提高了工作质量和工作效率。⑵在二级单位,宝冶在协力公司进行了网络办公的探索,各部门、单位在第一时间内就会接收到有关信息。公司部门、单位通过企业电子邮局和特定的流转程序,取代了原来依靠人员报送材料的方式,使这些报表、材料在几分钟甚至更短时间即可得到。通过网络,协力公司领导可以浏览任何部门、单位的业务进展情况、数据统计信息,便于掌握公司管理的最新动态,进行经营决策。⑶在宝冶总部,劳动人事处开始用内部网络对本系统的业务进行管理,建立了人员信息库,保持与二级单位上下数据一致。以前出一张统计报表过程长达一个月,还难免存在数据不准确的因素。建立了人员信息库后,保证了出统计表、查询数据快捷、准确。

  宝冶信息化建设的前期摸索和试点工作为进一步开展这方面工作积累了经验。

  二、宝冶信息化建设取得实质性进展

  进入新世纪后,宝冶加快了信息化建设的步伐。

  宝冶把企业信息化作为一项战略性、持续性的管理工程来考虑。首先从最高管理层起制定总体规划,确定蓝图,从管理需求的角度,对现有的管理体系、技术体系、人员素质、业务合作体系及未来发展目标进行总体分析和评估,并有针对性地初步确定“信息化”的目标,设计整体信息系统方案和拟定阶段实施计划。同时建立持续“信息化”的内部支持体系。并按照总体规划、分步实施、突出实用、先易后难、逐步优化、狠抓效果的原则,全面推行企业的管理信息系统的建设。

  经多次认真研究进行可行性分析和立项,并通过专家咨询,通过公开招标,宝冶2001年下半年正式进行管理信息系统建设。在信息化建设实施中,宝冶始终把创新与务实结合起来,使信息网络系统满足以下要求,即:实用:信息技术服务于管理,通过系统的运行,促进企业管理行为的规范化。先进:系统总体设计的先进,不盲目超前,也不能很快落伍,有利于使用和发挥作用,不追求形式上的高档。经济:根据建设公司的实际需求,以及工作的发展趋势,设备选型一方面要考虑先进性。同时,要考虑经济实用,易于操作、易于管理维护、力争用最少的钱办最多的事。可扩展:系统在结构、容量、通信能力、软件开发等方面具备良好的可扩展性和灵活性。安全保密:系统建设符合国家安全及保密部门的要求。可靠:选用双机设备、磁盘镜像等技术,出现故障时能够迅速恢复并有适当的应急措施。

  宝冶信息化建设总投入达数百万元,主要用于网络高端服务器、交换机等硬件设备,用于三地互联光纤铺设和购买系统支撑正版软件等。首先架构起宝冶企业管理信息系统信息交流的通道——物理网络,同时在信息交流通道的基础上架构具有企业特色的管理平台——信息平台,最后在管理平台上统一规划企业各业务系统的流程,实现宝冶公司资源的最大化共享——业务系统集成。其中仅光纤用量就达29.41公里,整个企业管理信息系统已于2002年5月基本完成并交付使用。

  三、宝冶管理信息系统初步发挥作用

  自建设开始,宝冶就不断地把信息系统的发挥作用和达到效果作为重头戏来抓,开发一块,使用一块,见效一块。现已建立了企业门户互联网网站,在国际互联网上开通了以企业自身域名命名的企业邮局;建立了宝冶果园、发展地、月浦三个办公区域信息快速交流的通道;建立了企业内部信息化管理平台;在企业内部信息平台上开通了企业内部办公邮局;开发了企业财务、经营、劳资、工程、科技、质量、安全、材料、资产、党群十大管理信息业务系统;开发了企业公文流转系统;引进、使用了项目管理、快速招投标、合同管理等先进管理软件。

  宝冶管理信息化建设的作用和效果也逐步显现,总体上有:

  第一,宝冶企业Internet网站(HTTP://WWW.SBMCC.COM.CN)的开通极大地提升了企业的外部市场形象,向外部展示了宝冶公司的实力,给宝冶市场的开发赢来众多的业主。近期,有几项重大工程业主都是从网上与我公司洽谈,并取得成功。

  第二,外部网站上移动用户办公栏目的开通,架起了公司总部与全国各地项目部的沟通桥梁,极大地方便了总部与外地项目部的信息交流。使公司领导能及时了解各地前方施工情况,有利于公司对项目施工的指挥和决策。

  第三,在互联网上开通了以宝冶公司自身域名命名的企业邮局。使公司领导和广大员工拥有企业统一规划、命名的个人e-mail电子信箱,在公司员工对外与客户交流的同时展示了企业形象和实力,树立了良好的社会信誉。

  第四,企业内部信息化管理平台的建立,逐步改变了过去的传统管理模式,发挥计算机网络信息化资源共享、信息交流便捷、成本节约等优点,提升了内部管理水平。

  第五,在企业内部信息平台上企业内部办公邮局的开通,逐步改变了传统管理模式下办公信息沟通滞后、车送人接等企业管理成本居高不下的弊端,一定程度上提高了企业的管理效率。

  第六,企业各个业务系统软件的开发,逐步改变过去的单兵作战、系统内封闭运作的模式。使企业信息内部多用户同时使用,数据大家共享。

  第七,企业公文流转系统软件的开发成功,有力地加强了公司文件的收发与管理。有利于降低文件复印、分发的成本,同时在管理上提高文件收发、流转上的高效率。

  第八,通过采购国内适合建筑企业管理的先进软件,如:项目管理、快速招投标、合同管理,加强了企业管理,降低了企业管理成本,提升了管理水平,增加了企业效益。

  如宝冶预算计划系统将整个系统经常使用的预算资料汇编书目等资料公布于管理目录中,各二级单位只要点击内网进入经营计划处网页即可查询相关资料,并可在网上进行交流和沟通。与此同时,将与经营系统相关的各类管理文件也放在内网上,以便于系统、部门快速、简洁准确查询,减少了不必要的中间环节。

  宝冶工管系统现90%的固定信息和60%动态信息在网上传输和公布,以往要去人到各个项目部所做的工作,现逐步通过网上对项目工程进度、工程安全及质量计划编制执行等进行控制,达到了远程监控,并通过网络传递,加强了对项目工程的协调和指导,减少了直接到项目部现场指挥的差旅费支出,降低了管理成本。

  宝冶物资系统对工程物资进行信息化管理,开发了《工程物资动态控制》应用软件,通过信息化管理的应用程序,对材料的采购、收、发、存的全过程进行动态跟踪管理。能及时反映工程材料的消耗情况,并做好工程材料的核算,满足材料的统计要求,能随时为领导决策提供各种准确数据。该程序不仅可以大幅减少管理人员数据输入及数据处理的工作量,而且为宝冶实现各单位物资管理模式的统一及科学化,创造了必要条件。

  信息网络的建设,也促进了营销工作的开展。如现在一些项目,通过网上进行标书下载,通过网络进行有关资料文件传输,提高了效率。宝冶通过网络也向过去不知道宝冶的业主打开了窗口。如浙江要建一个铝厂,通过网络了解了宝冶的资质业绩、实力,请宝冶参建,宝冶一举中标,承揽了工程。宝冶江西新余项目部,工程急需60吨28mm、40mm的钢板,四处求购无着,后将需求信息发布到网上,很快杭州一家单位主动联系,解决了我们的燃眉之急;又如H型钢需求量很大,网上发布需求信息后,很多厂家与我们联系,经与韩国一家厂商在网上多次沟通后,一笔900吨H型钢业务做成了。

  四、宝冶信息化建设还有很长的路要走

  宝冶信息化管理建设虽然初步建成,还远远达不到管理业务流程的优化和提升的目标,关键还要发挥作用、创出效益。

  宝冶信息网络系统下一步的任务,一是通过信息系统的建立,加强营销工作,要通过互联网获取建筑市场最新信息,快速地掌握内外部的营销情况,准确地进行分析研究,真正形成营销工作的高效率快速反应系统;二是加强企业管理,以管理信息化、网络化为支撑,打破传统管理的滞后性、局限性,建立快速灵敏的适应市场的组织结构;三是尽快实现办公信息自动化,改变原有的办公模式,并通过网上沟通,减少文山会海,提高办公效率;四是促进企业管理的精细化、资源利用高效化,重点是抓管人、管财、管物部门和项目部的信息化建设,挖掘企业的管理潜力;五是从效益的目标出发,挖掘网络信息系统效益功能,发挥信息系统在企业降成本过程中的作用。

  总之,要利用管理信息网络建设的有利条件,显著提升企业管理综合层次,显著提高企业综合竞争能力,实现宝冶内部系统的资源共享以及外部信息有效引入和利用,对公司内部经营管理活动进行高效的管理和控制。我们将通过管理信息网络化,使宝冶的管理模式、管理系统、管理流程、管理手段有根本性的变化,使企业更好地适应市场要求,使各项管理工作真正进入信息时代,推动宝冶保持可持续发展的良好势头,在新的一年再创佳绩!

  上海宝钢冶金建设公司·程志广

延伸阅读:信息化管理
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