索赔的主要依据是合同文件及工程项目资料，资料不完整，监理工程师难以正确处理索赔。一般情况下，承包方为便于向业主进行索赔，都保存有一套完整的工程项目资料，而监理工程师也应保存自己的一套有关详细记录。这样，监理工程师可根据承包方提供的记录及驻地监理工程师所做的记录作出裁决，避免了各执其词，相互扯皮。

1、监理工程师要求承包方提供的记录

1）施工方面记录：包括施工日志、施工检查员的报告、逐月分项记录、施工工长日报、每日工时记录、同监理工程师的往来通信及文件、施工进度特殊问题照片、会议记录或纪要、施工图纸、同监理工程师或业主的电话记录、投标时的施工进度计划、修正后的施工进度计划、施工质量检查验收记录、施工设备材料使用记录。

2）财务方面记录：包括施工进度款支付申请单、工人劳动计时卡、工人或雇用人员工资单、材料设备和配件等采购单、付款收据、收款收据、标书中财务部分的章节、工地的施工预算、工地开支报告、会议日报表、会计总账、批准的财务报告、会计来往信件及文件、通用货币汇率变化表。

根据索赔内容，还要准备上述资料范围以外的证据。

2、监理工程师自己准备的资料

监理工程师准备的资料主要是监理工程师的施工记录：

1）历史记录。包括工程进度计划及已完工程记录，承包方的机具和人力，气象报告，与承包方的洽谈记录，工程变更令，以及其他影响工程的重大事项。

2）工程量和财务记录。包括监理工程师复核的所有工程量和付款的资料，如工程计量单、付款证书、计日工、变更令、各种费率价格的变化，现场的材料及设备的实验报告等。

3）质量记录。包括有关工程质量的所有资料以及对工程质量有影响的其他资料。

4）竣工记录。包括各单项工程、单位工程的竣工图纸、竣工证书，对竣工部分的鉴定证书等。