1、合同文件包括资信调查、项目资格审查、招标文件、投标文件、合同书正副本、合同交底和工程量表、预（结）算报表、工程图纸、技术标准、规范、工程技术（安全）交底、会议纪要、往来函件、协议等明确双方权利义务的文件。

2、合同文件必须形成书面文件，企业制定全面严格的合同文件管理制度，将合同文件管理责任落实到部门、落实到具体岗位。

3、业主以口头形式提出的技术变更、修改设计或与工程有关的其它要求时，接受业主口头要求的项目经理部商务人员应立即会同相关部门，把业主的口头要求整理成书面文件，并询问业主该书面文件是否真实表达了业主的意见，若业主认为书面文件的表述真实，则请业主签字认可，若业主认为书面文件的表述未能真实表达其意图，则项目经理部商务人员负责修改该文件直至业主认为该表述真实为止，并请业主签字认可。我方对分供方的指示原则上应以书面为准。

4、遇特殊紧急情况业主提出口头要求时，可视具体情况履行业主的要求，但是履行后应及时办理书面签认手续。数据电文（包括电报、电传、传真、电子数据交换和电子邮件等）应及时办理签认手续。

5、项目经理部是合同管理过程中的合同文件的直接责任部门，负责收集、归档、管理履行过程中的合同文件，并具体落实到指定人员。